Microsoft hat drei neue Datenschutz-Hilfen für Unternehmen veröffentlicht, die Microsoft 365 und Copilot einsetzen. Das Paket umfasst das M365-Kit mit Mustervorlagen für die DSGVO-Dokumentation, ein aktualisiertes Cloud Compendium sowie anpassbare Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA). Die Materialien wurden in Abstimmung mit dem Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht und dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit entwickelt.
Die neuen Dokumentationshilfen zielen darauf ab, Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Rechenschaftspflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung zu unterstützen. Besonders beim Einsatz von KI-Diensten wie Microsoft 365 Copilot stehen Verantwortliche vor der Herausforderung, die Datenverarbeitung rechtssicher zu dokumentieren und bei Prüfungen durch Datenschutzaufsichtsbehörden nachweisen zu können.
Das M365-Kit bildet den Kern der neuen Datenschutz-Hilfen. Es enthält Beispiele und Mustertexte für zentrale Bausteine der Datenschutzdokumentation beim Einsatz von Microsoft 365 Copilot. Konkret stellt Microsoft Vorlagen für Einträge ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Schwellwertanalysen zur Prüfung der DSFA-Pflicht, Rechtsgrundlagen für typische Einsatzszenarien sowie Datenschutzhinweise bereit. Die Materialien sind auf der Webseite aka.ms/mit-sicherheit verlinkt und Unternehmen können sie an ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Sebastian Dürdoth, Senior Corporate Counsel bei Microsoft Deutschland, betont: "Durch unsere neuen Materialien haben Unternehmen alle zentralen Bausteine zur Hand, um beispielsweise ihren datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten beim Einsatz von Microsoft 365 Copilot zu dokumentieren." Die Abstimmung mit den Datenschutzbehörden in Bayern und Hessen soll dabei für zusätzliche Rechtssicherheit sorgen.
Als zweite Komponente hat Microsoft das Cloud Compendium umfassend aktualisiert. Das 26-seitige Dokument beantwortet häufig gestellte Fragen zur Nutzung von Cloud-Diensten wie Microsoft 365 Copilot oder Azure und ordnet die Antworten in den gesetzlichen und regulatorischen Rahmen ein. Es verweist auf einzuhaltende Bestimmungen und Standards, sodass Unternehmen auf typische Fragen bei Compliance-Prüfungen vorbereitet sind. Das Compendium steht als PDF zum Download bereit und richtet sich an IT-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte.
Die dritte Säule bilden anpassbare Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzungen nach Artikel 35 der DSGVO. Microsoft stellt vier separate Musterdokumente bereit: jeweils eine DSFA-Vorlage für Office 365 und Microsoft 365 Copilot, differenziert nach Unternehmenskunden und Kunden des öffentlichen Sektors. Die Vorlagen enthalten strukturierte Informationen zur systematischen Risikobewertung und decken unterschiedliche Anforderungen und Einsatzszenarien ab. Unternehmen können diese als Grundlage verwenden und an ihre spezifische Datenverarbeitung anpassen.
Alle Materialien sind im Microsoft Service Trust Portal zum Download verfügbar. Weitere Informationen finden sich in der Ankündigung von Microsoft.
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